Política de tratamiento de datos personales

Responsable: Aliados OXI S.A.S., identificada con NIT 901.720.233, con domicilio en [DOMICILIO], Colombia. En esta política nos referimos a ella como “Licitarus”, “nosotros” o “la plataforma”.

Canal de atención: info@licitarus.com. Por este canal atendemos consultas y reclamos sobre datos personales, y por él puedes ejercer cualquiera de los derechos descritos en la sección 10.

Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña. La contraseña se almacena cifrada mediante nuestro proveedor de autenticación; nadie en Licitarus puede leerla.

Datos de tu empresa: razón social, NIT, información del Registro Único de Proponentes (RUP), códigos UNSPSC, indicadores financieros, capacidad residual y experiencia contractual.

Datos personales de terceros que tú cargas: el perfil de empresa incluye nombre y número de identificación de socios y directivos, y nombres de profesionales del equipo. Estos datos los aportas tú, normalmente al cargar el RUP. Al hacerlo declaras que cuentas con la autorización de esas personas para entregarlos y que les informaste sobre esta política. Ver la sección 4.

Documentos que subes: pliegos, anexos, certificados de experiencia, estados financieros y demás archivos que cargas para analizar o para construir el perfil de tu empresa.

El texto de esos documentos: cuando procesamos un archivo guardamos también el texto que extraemos de él. Nos sirve para revisar un resultado que no cuadre, para volver a procesarlo si mejoramos nuestros sistemas —sin pedirte que lo cargues de nuevo— y para no repetir un procesamiento ya hecho. Ese texto se guarda cifrado en tránsito, comprimido, en un almacenamiento privado al que solo accede nuestro sistema, y se elimina automáticamente a los doce meses (ver la sección 12).

Datos de uso: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas, búsquedas realizadas dentro de la plataforma y errores técnicos.

Datos de contacto adicionales, si los activas: número de teléfono, si habilitas las alertas por WhatsApp; y el token de autorización de Google Calendar, si conectas tu calendario (ver la sección 8).

No tratamos datos sensibles. No pedimos ni queremos datos de salud, biométricos, de origen étnico, de afiliación política o sindical, ni ningún otro dato sensible en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Tampoco tratamos datos de niñas, niños y adolescentes: la plataforma está dirigida exclusivamente a personas mayores de edad que actúan en nombre de una empresa.

Prestar el servicio: crear y administrar tu cuenta, darte acceso a la búsqueda de procesos de contratación pública, al análisis de pliegos y al chat sobre los documentos.

Calcular el encaje con tu empresa: cruzar el perfil de tu empresa (RUP, UNSPSC, indicadores, capacidad) con los requisitos de cada proceso para estimar si eres elegible y qué te falta.

Avisarte: enviarte alertas de procesos nuevos, cambios y adendas, resúmenes periódicos y notificaciones de tareas de tu equipo, por correo electrónico y —si lo activas— por WhatsApp.

Operar y mejorar la plataforma: medir uso agregado, detectar errores, dimensionar la infraestructura y priorizar el desarrollo.

Seguridad: prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados, y dejar registro de eventos de seguridad.

Cumplir la ley: atender requerimientos de autoridades competentes y conservar la información que la normativa exija.

No vendemos tus datos personales, no los alquilamos y no los entregamos a terceros para que te hagan publicidad.

Cuando cargas el RUP o completas el perfil de tu empresa, incorporas datos personales de otras personas: socios, directivos y profesionales. Frente a esos datos, tú actúas como responsable y Licitarus los trata por tu cuenta y siguiendo tus instrucciones, únicamente para las finalidades de la sección 3.

Al cargarlos, garantizas que obtuviste la autorización de esos titulares o que cuentas con otro fundamento legal para entregarlos, y que les informaste que sus datos serán tratados en esta plataforma. Si un titular te lo solicita, puedes eliminarlos desde el perfil de tu empresa, o pedirnos ayuda a través de info@licitarus.com.

El análisis de pliegos, el veredicto de elegibilidad y el chat funcionan enviando a modelos de lenguaje el contenido de los documentos del proceso y, cuando aplica, los datos del perfil de tu empresa necesarios para responder.

Los proveedores de IA que usamos no emplean ese contenido para entrenar sus modelos. Lo procesan para devolvernos la respuesta y bajo los acuerdos comerciales correspondientes.

La IA puede equivocarse. Sus respuestas son una ayuda para leer y comparar documentos, no una asesoría jurídica ni una garantía de elegibilidad. Antes de tomar cualquier decisión, verifica siempre contra el documento oficial y la fuente oficial del proceso. Esta advertencia se desarrolla en los Términos y Condiciones.

Para operar usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento, cada uno con acceso limitado a lo que necesita para su función:

Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento de los documentos que subes.

Vercel — alojamiento de la aplicación y analítica de uso del sitio.

Anthropic — modelos de lenguaje para el análisis de documentos, el veredicto y el chat.

Voyage AI — generación de representaciones vectoriales (embeddings) de los textos para la búsqueda semántica.

Inngest — ejecución de los procesos en segundo plano (indexación, vigilancia de cambios, envío de resúmenes).

Resend — envío de los correos electrónicos de la plataforma.

Langfuse — observabilidad de las llamadas a los modelos de IA, para medir calidad, costo y errores.

Google — analítica del sitio (Google Analytics) y, solo si lo autorizas expresamente, sincronización con Google Calendar.

Meta Platforms — envío de alertas por WhatsApp, únicamente si activas ese canal.

Wompi (Bancolombia) — procesamiento de los pagos de tu plan. Los datos de tu medio de pago los captura y custodia Wompi directamente: Licitarus nunca ve ni almacena números de tarjeta. De cada pago conservamos únicamente el plan, el valor, la fecha y el identificador de la transacción.

También podemos revelar información cuando lo exija una autoridad competente, una orden judicial o la ley, y cuando sea necesario para proteger nuestros derechos o la seguridad de las personas.

Los proveedores de la sección 6 están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea, de modo que tus datos se procesan y almacenan en el exterior.

Al aceptar esta política autorizas expresa e inequívocamente esa transferencia y transmisión internacional, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Con cada proveedor mantenemos los acuerdos de tratamiento que le exigen aplicar medidas de seguridad y confidencialidad equivalentes a las descritas acá.

A qué accedemos: si autorizas la conexión, Licitarus crea sus propios calendarios en tu cuenta de Google y escribe en ellos los hitos del cronograma y las tareas de equipo de las licitaciones que sigues. Solicitamos el permiso `calendar.app.created`, restringido a los calendarios que la propia aplicación crea: no leemos, modificamos ni eliminamos el resto de tu agenda.

Para qué lo usamos: únicamente para que los plazos de tus licitaciones queden visibles en el calendario que ya usas. No usamos estos datos con fines publicitarios, no los vendemos y no los compartimos con terceros.

Cómo lo guardamos: el token de autorización se almacena cifrado con AES-256-GCM bajo una clave dedicada y nunca se expone al navegador. Se usa solo para mantener tus calendarios sincronizados.

Cómo revocarlo: puedes desconectar la integración en cualquier momento desde la página de seguimiento. Al hacerlo se revoca el token ante Google y puedes eliminar los calendarios que creó la aplicación. También puedes revocar el acceso desde la configuración de tu cuenta de Google.

Uso limitado: el uso que Licitarus hace de la información recibida de las APIs de Google se rige por la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Cookies necesarias: mantienen tu sesión iniciada y protegen el acceso a tu cuenta. Sin ellas la plataforma no funciona.

Cookies de analítica: nos dicen qué páginas se usan y dónde falla la experiencia (Google Analytics y la analítica de Vercel).

No usamos cookies de publicidad ni vendemos tu actividad a redes de anuncios.

Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador. Si bloqueas las necesarias, no podrás iniciar sesión.

Como titular de datos personales tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; a solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste; a que te informemos sobre el uso que les hemos dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; a revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y a acceder gratuitamente a tus datos.

Cómo ejercerlos: escríbenos a info@licitarus.com indicando tu nombre, el derecho que quieres ejercer y los hechos que lo motivan. Si escribes en nombre de otra persona, acredita que estás autorizado para hacerlo.

Plazos: respondemos las consultas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atienden dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. En ambos casos te informaremos si necesitamos la prórroga y por qué.

También puedes cerrar tu cuenta en cualquier momento escribiéndonos. Al hacerlo eliminamos tus datos según lo descrito en la sección 12.

Toda la comunicación con la plataforma viaja cifrada mediante TLS. Los documentos y los datos de tu empresa quedan aislados por empresa mediante controles de acceso a nivel de base de datos, de modo que un usuario solo alcanza la información de las empresas a las que pertenece.

Los secretos de integraciones —como el token de Google Calendar o las credenciales que registras para fuentes externas— se almacenan cifrados con AES-256-GCM y nunca se envían al navegador.

Ningún sistema es infalible. Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte tus datos personales, te lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad competente conforme a la normativa vigente.

Conservamos tus datos mientras tu cuenta esté activa y mientras sean necesarios para las finalidades de la sección 3.

Cuando cierras tu cuenta eliminamos tus datos personales y los documentos que cargaste, salvo aquello que debamos conservar por una obligación legal, contable o para la defensa de reclamaciones. La información estadística agregada, que no permite identificarte, puede conservarse indefinidamente.

El texto extraído de tus documentos se elimina a los doce meses de haberlo generado, de forma automática, aunque tu cuenta siga activa. Si cierras tu cuenta antes, se elimina con ella.

Los datos de los procesos de contratación no son datos personales tuyos: provienen de fuentes públicas oficiales como el SECOP y se conservan con independencia de tu cuenta.

Licitarus consulta y organiza información de contratación pública publicada por el Estado colombiano —principalmente el SECOP I y II, administrados por la Agencia Nacional de Contratación Pública (Colombia Compra Eficiente)— y de otras fuentes de contratación abiertas al público.

Esa información es pública por mandato legal y no proviene de ti. Si eres una persona natural que aparece en esos registros (por ejemplo, como contratista) y quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, ten en cuenta que la fuente oficial es la entidad que los publicó; aun así puedes escribirnos a info@licitarus.com y te orientaremos.

Esta política rige desde la fecha de su última actualización, indicada al inicio del documento. Las bases de datos se conservarán mientras sean necesarias para las finalidades descritas.

Si cambiamos esta política de forma sustancial —por ejemplo, si agregamos una finalidad nueva o un encargado que implique una transferencia internacional distinta— te lo informaremos por correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma, antes de que el cambio te aplique.

Esta política también está publicada en inglés, como traducción de cortesía. La versión en español es la regidora: ante cualquier discrepancia entre ambas prevalece el texto en español, y la ley aplicable es la colombiana.