Glosario

Glosario de licitaciones

58 términos de la contratación pública en Colombia, explicados para quien nunca ha licitado: qué es cada uno, cómo funciona en SECOP II y qué dice la norma. Si vas a empezar, lee primero cómo licitar con el Estado.

Básicos

CDP (certificado de disponibilidad presupuestal) (CDP): Documento con el que el área de presupuesto de la entidad certifica que hay recursos disponibles para respaldar un contrato antes de abrir el proceso.
Ley de garantías: Ley 996 de 2005, que en temporada electoral restringe la contratación directa y los convenios interadministrativos para proteger la igualdad entre candidatos.
Licitación: Procedimiento en el que una entidad pública invita abiertamente a presentar ofertas para un contrato y escoge la más favorable con reglas fijadas de antemano.
Oferente: Quien presenta una oferta en un proceso de contratación estatal. En la norma colombiana se usa como sinónimo de proponente.
Presupuesto oficial: Valor estimado que la entidad calcula y respalda con disponibilidad presupuestal para un contrato. Es el tope de referencia de las ofertas.
Proponente: Persona natural, persona jurídica o grupo (consorcio o unión temporal) que presenta una propuesta en un proceso de contratación pública.
Selección objetiva: Principio que obliga a la entidad a escoger la oferta más favorable según las reglas del pliego, sin motivos de afecto, interés ni criterios subjetivos.
SMMLV (salario mínimo mensual legal vigente) (SMMLV): Salario mínimo mensual que rige cada año en Colombia. La contratación pública lo usa como unidad para medir cuantías, experiencia y garantías.

Modalidades

Acuerdo marco de precios (AMP): Contrato entre Colombia Compra Eficiente y varios proveedores que fija condiciones y precios para que las entidades compren por órdenes de compra.
Concurso de méritos: Modalidad para contratar consultoría (estudios, diseños, interventoría) y proyectos de arquitectura. Se califica lo técnico y el precio no puede puntuar.
Contratación directa: Modalidad excepcional en que la entidad contrata sin convocatoria competitiva. Solo procede en las causales que la Ley 1150 de 2007 enumera.
Convocatoria limitada a Mipymes: Proceso en que solo pueden ofertar Mipymes colombianas. Procede si el valor es menor a US$125.000 y al menos dos Mipymes lo piden a tiempo.
Licitación pública: Modalidad que es la regla general para escoger contratistas en Colombia. Se usa cuando el contrato no encaja en otra modalidad, como en obras de mayor valor.
Mínima cuantía: Modalidad para contratos que no superan el 10 % de la menor cuantía de la entidad. Es la más ágil y gana el menor precio que cumpla la invitación.
Modalidades de selección: Los cinco procedimientos para escoger contratistas: licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y mínima cuantía.
Régimen especial: Situación de entidades públicas que no se rigen por el Estatuto General de Contratación y contratan con su propio manual, sujetas a principios e inhabilidades.
Selección abreviada: Modalidad con procedimientos más cortos que la licitación, para menor cuantía, bienes uniformes, servicios de salud y otras causales que fija la ley.
Subasta inversa: Procedimiento de selección abreviada para bienes y servicios uniformes en el que los oferentes habilitados bajan su precio en lances y gana el menor.

Registro y habilitación

Capacidad residual (K) (K): Requisito de los contratos de obra pública que mide si puedes asumir un contrato nuevo sin que tus otros compromisos en ejecución te lo impidan.
Consorcio: Unión de dos o más personas que presentan una sola propuesta y responden solidariamente por todas las obligaciones de la propuesta y del contrato.
Experiencia: Requisito habilitante con el que demuestras haber ejecutado contratos similares al que se licita. En el RUP se certifica por código UNSPSC y en SMMLV.
Indicadores financieros y organizacionales: Razones calculadas sobre tus estados financieros (liquidez, endeudamiento, cobertura de intereses, rentabilidad) que el pliego usa como habilitante.
Mipyme: Micro, pequeña o mediana empresa según la ley. En compras públicas puede pedir convocatorias limitadas y recibir habilitantes y puntajes diferenciales.
Requisitos habilitantes: Condiciones mínimas de capacidad jurídica, experiencia y capacidad financiera y organizacional que debes cumplir para que tu oferta sea evaluada.
RUP (Registro Único de Proponentes) (RUP): Registro que llevan las cámaras de comercio con la experiencia, la capacidad jurídica, financiera y organizacional de quien quiere contratar con el Estado.
Unión temporal: Unión de dos o más personas que ofertan juntas y responden solidariamente, pero cuyas sanciones se reparten según la participación de cada una.
UNSPSC (Clasificador de Bienes y Servicios) (UNSPSC): Código de las Naciones Unidas que clasifica bienes y servicios. En Colombia identifica lo que contratan las entidades y lo que inscribes en el RUP.

Proceso

Adenda: Documento con que la entidad modifica el pliego durante el proceso. Tiene la misma fuerza que el pliego y puede cambiar fechas, requisitos o valores.
Aviso de convocatoria: Publicación con que la entidad anuncia un proceso: objeto, modalidad, valor estimado, plazo, cronograma y si puede limitarse a Mipymes.
Cierre del proceso: Fecha y hora límite para presentar ofertas. Después del cierre no se reciben ofertas y lo ocurrido luego no puede acreditarse al subsanar.
Documento tipo (pliego tipo): Pliego estandarizado que adopta Colombia Compra Eficiente y que las entidades deben usar sin cambiar habilitantes, factores de puntaje ni ponderación.
Estudios previos: Documentos con que la entidad justifica la necesidad, el objeto, la modalidad, el valor, los riesgos y las garantías antes de abrir un proceso.
Observaciones al pliego: Comentarios o preguntas que los interesados presentan al proyecto de pliego o al pliego definitivo para que la entidad aclare o corrija las reglas.
Pliego de condiciones: Documento con las reglas del proceso: objeto, requisitos habilitantes, criterios de puntaje, causales de rechazo, riesgos, garantías, cronograma y minuta.
Proyecto de pliego de condiciones: Borrador del pliego que la entidad publica antes de abrir el proceso para recibir observaciones. No la obliga a abrirlo.

Evaluación

Adjudicación: Acto con que la entidad escoge al ganador del proceso. Es irrevocable, obliga a la entidad y al adjudicatario y no admite recursos en vía administrativa.
Criterios de desempate: Reglas de la Ley 2069 de 2020 que se aplican en orden, una tras otra, cuando dos o más ofertas empatan en el puntaje total.
Declaratoria de desierto: Decisión motivada con que la entidad termina un proceso sin adjudicar porque hay motivos que impiden la escogencia objetiva, como que nadie cumplió.
Factores de evaluación (puntaje): Criterios con los que el pliego asigna puntos a las ofertas habilitadas: precio, calidad, apoyo a la industria nacional y otros que permita la ley.
Informe de evaluación: Documento en que la entidad publica quién cumple los requisitos habilitantes, el puntaje de cada oferta y el orden de elegibilidad, para recibir observaciones.
Oferta con valor artificialmente bajo: Oferta cuyo precio parece demasiado bajo frente al mercado. La entidad debe pedir explicaciones y puede rechazarla si pone en riesgo el contrato.
Subsanación: Corrección o complemento, después del cierre, de documentos que no otorgan puntaje. Se hace cuando la entidad lo pide y dentro del plazo legal.

Garantías y riesgos

Garantía de cumplimiento: Garantía que el contratista constituye para cubrir a la entidad por incumplimiento del contrato y otros amparos, como salarios, calidad o estabilidad de obra.
Garantía de seriedad de la oferta: Garantía que acompaña la oferta y cubre a la entidad si el proponente la retira, no firma el contrato o no constituye la garantía de cumplimiento.
Matriz de riesgos: Documento del proceso que identifica, estima y asigna los riesgos previsibles del contrato entre la entidad y el contratista.
Póliza: Documento del contrato de seguro con que el proponente o contratista constituye una garantía ante la entidad. Es la forma más común de garantía.

Ejecución del contrato

Acta de inicio: Documento que firman contratista y supervisor o interventor para marcar el comienzo de la ejecución, cuando el contrato lo pacta así.
Adición y modificación del contrato (otrosí): Cambio pactado a un contrato en ejecución: más valor, más plazo o ajustes al alcance. Las adiciones de valor tienen un tope del 50 %.
Anticipo y pago anticipado: Dineros que la entidad entrega antes de ejecutar. Juntos no pueden pasar del 50 % del valor del contrato y cada uno exige su propia garantía.
Caducidad del contrato: Decisión con que la entidad termina un contrato por un incumplimiento grave del contratista que puede paralizar su ejecución, y ordena liquidarlo.
Interventoría: Seguimiento técnico de un contrato que hace una persona natural o jurídica contratada por la entidad cuando se requiere conocimiento especializado.
Liquidación del contrato: Balance final en que entidad y contratista revisan lo ejecutado, lo pagado y lo pendiente, y se declaran a paz y salvo o dejan salvedades.
Multas y cláusula penal: Sanciones económicas pactadas en el contrato: la multa presiona a cumplir y la cláusula penal cobra por el incumplimiento. Se imponen tras audiencia.
Supervisión: Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que la propia entidad hace a un contrato que no exige conocimientos especializados.

Plataformas

Colombia Compra Eficiente (CCE): Agencia Nacional de Contratación Pública. Administra el SECOP y la Tienda Virtual, hace los acuerdos marco, adopta documentos tipo y expide guías.
SECOP I (SECOP): Primera versión del Sistema Electrónico para la Contratación Pública: un sistema de publicidad donde las entidades suben los documentos de sus procesos.
SECOP II: Plataforma transaccional de Colombia Compra Eficiente donde entidades y proveedores gestionan en línea la contratación, de la publicación al contrato.
Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC): Plataforma de Colombia Compra Eficiente donde las entidades compran por acuerdos marco y otros instrumentos de agregación de demanda con órdenes de compra.